有时您可能想创建一封将发送给许多不同人的信,但您希望为每个收件人将信的某些部分个性化:如问候,姓名,地址等部分。用话来说,这意味着您应该创建一个套用信函,这确实很容易。

在开始使用套用信函之前,应确保已建立一个数据库,其中包含要包括的所有字段。 数据库可以像Excel电子表格一样简单,其中包含名字,姓氏,地址等列。

Word可以从Excel,Access和文本文档中导入数据。 如果您还没有数据库设置,则始终可以在Word中创建它,我将向您展示如何做。

在Word中创建套用信函

首先,创建一个包含标准文本的文档,例如下面的示例圣诞节字母:

裸信

注意它没有称呼,地址等,因为这些都将在以后作为我们的套用信函中的字段添加。 您需要做的第一件事是单击“邮件”选项卡上的“选择收件人”:

选择收件人

在这里,您可以添加将接收信件的人员或从数据库文件中导入列表。

收件人下拉菜单

如果要在Word本身中创建列表,可以单击“键入新列表”。 要导入,请单击“使用现有列表”。 在此示例中,我们只键入列表。

地址清单

注意:当您保存收件人列表时,Word会提示您在硬盘驱动器上输入一个位置,以保存将要创建的数据文件。

保存收件人列表后,您会发现Mailings功能区上的许多图标现在都可以单击。

要开始向套用信函中添加字段,请单击文档中的一个点以指示要将该字段放置在何处,然后单击“地址块”。

地址块

这将弹出“插入地址块”对话框。

单击“确定”以使用默认格式,您应该获得如下所示的内容:

插入地址块

接下来,在“地址块”之后添加Enter键,以将文本向下移动一行,然后单击“问候语”图标:

问候线图标

这将弹出“插入问候语”对话框。

词问候线

再一次,让我们使用默认格式,然后单击“确定”按钮。

接下来,突出显示 ,右键单击鼠标,选择“段落”,然后选中“不要在相同样式的段落之间添加空格”旁边的框。

这将使地址块正确悬挂在一起,而不是在每个部分之间都留有空白行。

不要添加空格字

然后,单击功能区中“邮件”选项卡上的“预览结果”图标。

预览结果

现在,您应该看到在Word文档中列出的实际内容,而不是地址块字段指示符。

第一次预览

完成预览后,单击“预览结果”图标以关闭预览。 接下来,要查看如何添加其他字段,请在 在文档中确定当前位置,然后单击“插入合并域”图标。

即时合并字段图标

您应该得到这样的内容:

即时场

选择国家或地区,然后单击插入按钮。

插入合并字段

尝试再次单击“预览结果”图标以查看其外观。 这是下面的示例:

国家添加的预览

现在正确设置了套用信函,您可以执行更多高级操作,例如设置规则。 规则将允许您为某些收件人显示某些文本,而为其他收件人隐藏。 首先,单击“规则”按钮。

规则

您会看到一个包含几个选项的下拉菜单,例如“询问”,“填写”等。

规则下拉列表

对于我们的示例,让我们选择If ... Then ... Else,它将带我们到以下对话框:

邮件合并规则

将字段名称:更改为Country_or_ Region,然后在比较到:字段中键入USA。 接下来,在显示“插入此文本”或“否则插入此文本”的框中添加一些文本。

在此示例中,如果收件人居住在美国,则他们的信件中将插入“ Merry Christmas”文本,而其他所有人将收到“ Seasons Greetings”消息。

单击“确定”按钮,然后单击“预览结果”按钮后,结果将如下所示。

添加Merry Christmass消息

接下来,请注意“预览结果”部分:

预览结果部分

在这里,您可以单击数字左侧和右侧的箭头按钮(打开“预览结果”时),以滚动浏览将要发送的所有字母。 这样,您可以确保在打印或发送电子邮件之前,所有字母都看起来正确。

注意:“规则”下的“匹配字段”菜单选项用于将数据库中的字段名称与收件人列表中的标题名称进行匹配。

另外,为了使您更容易查看将字段插入文档的位置,请使用“突出显示合并字段”按钮。

突出显示字段

这是一个切换开关,您可以根据自己的意愿打开和关闭。 最后,当您对信件感到满意时,请单击“完成并合并”图标:

完成并合并

您应该获得带有三个选项的下拉菜单。

完成并合并下拉菜单

选择“编辑单个文档”以使Word将所有字母合并到一个大文档中,您可以在打印或作为电子邮件发送之前查看该文档。

如您所见,使用Word创建套用信函已不再是一件繁琐的事,您可以轻松快捷地创建和发送文档。 如有任何疑问,请随时发表评论。 请享用!